6 motivos para começar a utilizar VBA na sua empresa HOJE.

Neste artigo, serão apontados alguns benefícios gerados pela implementação do Excel e do VBA nas empresas, que pode vir a solucionar muitos empecilhos de gestão de conhecimento e sobrecarga, facilitando, portanto, o trabalho do gestor e aumentando a produtividade dos funcionários. Ao final, será disponibilizado uma ferramenta para exemplificar esse tópico.

Você com certeza já ouviu falar e, provavelmente, já utilizou o Excel, já que ele é o programa mais utilizado do pacote Office, que consiste em um excelente editor de planilhas eletrônicas, que proporciona ao usuário ferramentas para a criação, gestão e customização de informações que serviram para facilitar, auxiliar ou embasar sua atividade profissional, ou até mesmo pessoal. Porém, talvez você não conheça todo o potencial que a ferramenta tem a oferecer.

O software da Microsoft teve seu desenvolvimento iniciado em 1985, o objetivo era desbancar o até então líder de mercado Lotus 123. Em 1987 ele foi oficialmente lançado e rapidamente atingiu seu objetivo e tornou-se a principal escolha dentre os editores de planilhas, superando a Lotus.  Desde então, o Excel tem mantido o posto de maior software de planilhas eletrônicas e similares.

A maior revolução proporcionada pelo Excel foi no lançamento de sua versão 5.0 em 1993, que, além de proporcionar aos usuários uma experiência de edição online, ou seja, mais de uma pessoa seria capaz de utilizar o programa ao mesmo tempo, incluiu, uma linguagem de programação interna ao software.

Ao utilizá-la os usuários têm domínio da customização do programa de uma forma extremamente mais livre, em que a pessoa tem a possibilidade de customizar e automatizar diversas atividades que, previamente, não eram adaptáveis às necessidades deste usuário.

Essa linguagem chama-se VBA (Virtual Basic for Applications) e possuí uma gama muito extensa de possibilidades de criação, assim como diversas outras linguagens de programação, como JavaScript ou C++. Entretanto, o VBA é simplificado e muito mais intuitivo que essas outras linguagens, pois a ferramenta foi desenvolvida, inicialmente, para aplicação apenas interna ao Excel e, portanto, a maioria de suas funções estão diretamente ligadas ao editor de planilhas normal. Com o passar do tempo, porém a ferramenta evoluiu e passou a adotar novas aplicabilidades externas ao Excel,  o que ofereceu ainda mais oportunidades de criação e automatização de atividades, otimizando o tempo produtivo das empresas.

Para exemplificar o uso de VBA, baixe a ferramenta abaixo para melhor internalizar os conceitos desse artigo.

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1. Compilar processos longos e complexos, que podem chegar a durar horas ou dias, tornando-os otimizados para serem realizados em minutos. Processos como preenchimento de dados, atualização de planilhas, ou cálculos complexos podem ser completamente automatizados, aumentando assim a capacidade produtiva da empresa.

2. Criar vínculo entre o Excel e programas e atividades externas, como enviar e-mails, buscar informações externas, interligar com outros arquivos e programas, como o Word. Muitos clientes enviam e-mail e mensagens periódicas à seus clientes, dependendo de diversos fatores como, fidelidade, aniversário, época do ano, gostos e preferências do cliente. Com o auxílio do VBA, o gestor pode simplesmente decidir os critérios e programar o Excel para identificar os clientes mais qualificados a receber o envio dessas informações.

Caso deseje-se enviar e-mails para seus clientes em determinadas datas, como feriados, aniversários etc, o VBA possibilita a automatização desse processo, de forma a não demandar tempo dos gestores para o desempenho dessa atividade

3. Mitigar o risco da ocorrência de erros humanos, por meio da automatização das atividades, previamente realizadas de forma manual. O Excel, apesar de possuir uma enorme quantidade de fórmulas, não é capaz de suprir todas as necessidades das corporações, portanto, algumas fórmulas e cálculos são feitos manualmente pelos funcionários. Porém, ao utilizar o VBA, o usuário tem a possibilidade de criar a própria fórmula, evitando dessa forma, erros de escrita, lógica ou aplicação durante o desempenho de suas atividades.

Um exemplo é, ao preencher o pedido de um cliente, o funcionário poderia ter de repetir esse processo em uma planilha diferente para facilitar o controle interno. Ao utilizar o VBA esse processo pode ser feito de maneira automatizada evitando o retrabalho e que ocorrem erros em um dos processos, que possam comprometer as informações dos mesmos.

4. Simplificação de atividades, que possibilitam que, mesmo pessoas sem nenhuma experiência com Excel, consigam utilizar suas funcionalidades, sem a necessidade de aprender a utilizar a ferramenta. O VBA não facilita somente a vida dos programadores, ele também é de grande utilidade para os leigos, visto que, ao desenvolver um atalho ou automatização, o criador pode alocar um botão ou comandos que farão com que pessoas que não possuam domínio possam realizar atividades de grande complexidade pelo simples clique do botão, como: controle de estoque, cadastro de clientes, etc, como rapidamente exemplificado na ferramenta disponibilizada.

5. Possibilitar a personalização de layouts por meio do userform, que propicia a geração de formulários, cadastros e planilhas mais visuais e intuitivas facilitando, portanto, o treinamento de novos funcionários, clientes e gestores a desempenharem suas funções.

Muitas empresas, por exemplo, não cadastram seus clientes por dificuldade de organização e gestão desse cadastro. Ao utilizar a linguagem intrínseca ao Excel, entretanto, esse administrador tem a possibilidade de construir uma ferramenta que torne mais fácil e visual tanto a realização do cadastro como a gestão do mesmo, utilizando userforms, podendo customizar o cadastro, colocar senha em banco de dados e vários outros processos relacionados ao preenchimento de formulários e informações.

6. Personalização e incentivo à criatividade, visto que, por se tratar de uma linguagem de programação, diferentemente das fórmulas e funcionalidades pré-definidas do Excel, o VBA permite a criação de padrões, como fórmulas, formatação, atalhos dentre outros conforme a necessidade do usuário. Como foi dito, ao utilizar o VBA, o gestor tem uma liberdade criativa infinita para otimizar os mais diversos processos.

Por exemplo, o VBA permite que ao criar formulários, sejam inseridas imagens ao mesmo e, caso deseje incluir a logo da empresa, ou imagens explicativas, para auxiliar alguém que não possui contato com a ferramenta a utilizá-la. Seus usos são inúmeros e parte do usuário compreender até onde esse software é capaz de facilitar suas atividades.

Além de auxiliar nas atividades profissionais, o domínio do Excel e VBA também configura uma oportunidade para que o funcionário suba no plano de carreira. Segundo Anderson Peteck, Diretor de Operações da unidade Microlins de São José do Rio Preto, ter um certificado MOS em Excel avançado aumenta em 58% de obter uma promoção. Dessa forma, entender e dominar essas ferramentas proporcionará benefícios tanto para a empresa e seus resultados, quanto para os funcionários, o que poderá ser utilizado de estímulo para o aprendizado ativo a depender dos objetivos da organização.  Além disso, os dados demonstrados no mercado comprovam a real utilidade que o domínio de todo o potencial dessa ferramenta tem para o contexto atual das empresas.

E se você quiser saber mais sobre como explorar esse tema, pode ler os seguintes artigos:

Confira esses indicadores de saúde financeira: Para visualizar indicadores úteis que podem ser automatizados.

Potencialize sua empresa gerenciando a Cadeia de Suprimentos: Para entender como automatizar o fluxo de informações à respeito dos suprimentos pode ser um diferencial.

Nesse contexto a AD&M já executou mais de 600 projetos de consultoria em gestão empresarial e oferece suporte em diversas áreas, solucionando dores de análise de dados à gestão de pessoas.

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Artigo escrito e ferramenta criada por: Bernardo Rocha.

Consultor de Projetos – AD&M Consultoria Empresarial

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